Templat kebijakan penggunaan AI
Aturan sederhana untuk staf, relawan, dan pengajar: data yang tidak boleh dimasukkan ke alat AI, memeriksa hasil, dan keterbukaan.
Template gratis
Template spreadsheet gratis untuk yayasan, posko, dan komunitas.
Gunakan sekarang, bahkan sebelum mengajukan bantuan. Setiap template berisi judul kolom, satu baris contoh yang ditandai, petunjuk penggunaan, dan catatan data pribadi. Tanpa akun dan tanpa biaya.
Jawaban singkat Ditinjau
Template apa yang bisa langsung dipakai organisasi sosial?
Tersedia 8 template spreadsheet dalam format XLSX dan CSV: jadwal relawan dengan cek keselamatan, daftar kebutuhan posko, log distribusi bantuan, buku kas donasi, ringkasan laporan donasi, jadwal pengiriman air per RT/RW, inventaris peralatan, serta pelatihan dan sertifikasi pengajar. File tidak berisi data pribadi dan dapat dibuka di Excel, LibreOffice, atau Google Sheets.
Jadwal relawan dan cek keselamatan
Menyusun shift relawan, mencatat cek perlengkapan sebelum berangkat, serta jam datang dan pulang. Cocok untuk posko bencana, regu pemadam, shelter hewan, dan kelas relawan pengajar.
Cara pakai
- Isi satu baris untuk setiap relawan di setiap shift.
- Koordinator mengisi jam pulang ketika relawan sudah kembali. Baris tanpa jam pulang setelah shift berakhir perlu segera dicek.
- Simpan kontak darurat relawan di berkas terpisah yang hanya dibuka koordinator.
Data pribadi
Jangan menulis nomor telepon, alamat, atau kondisi kesehatan relawan di jadwal bersama.
| Kolom | Cara mengisi |
|---|---|
| Tanggal | Format TTTT-BB-HH |
| Shift | Jam mulai–selesai |
| Lokasi atau posko | Nama umum, bukan alamat rumah |
| Tugas | Satu tugas per baris |
| Relawan | Nama panggilan atau kode relawan |
| Koordinator | Penanggung jawab shift |
| Cek perlengkapan | Lengkap / Kurang (pilihan: Lengkap, Kurang) |
| Jam datang | Diisi saat datang |
| Jam pulang | Diisi saat kembali dengan selamat |
| Catatan | Tanpa rincian medis |
Daftar kebutuhan per posko
Mencatat kebutuhan yang sudah diverifikasi, jumlah yang diterima, dan statusnya, lalu menerbitkan ringkasan agar bantuan tidak menumpuk pada barang yang sudah terpenuhi.
Cara pakai
- Hanya petugas yang ditunjuk yang mengubah kolom status.
- Terbitkan ringkasan beserta waktu pembaruan. Kebutuhan yang tidak diperiksa ulang dalam waktu yang disepakati ditandai Kedaluwarsa.
- Cantumkan kanal resmi pengiriman bantuan di halaman publik.
Data pribadi
Tulis lokasi sebatas nama posko. Jangan mencantumkan nama atau kontak pengungsi.
| Kolom | Cara mengisi |
|---|---|
| Diperbarui | Tanggal dan jam |
| Posko atau lokasi | Nama umum |
| Kebutuhan | Jenis barang |
| Satuan | lembar, kg, dus, pak |
| Jumlah dibutuhkan | Angka |
| Jumlah diterima | Angka |
| Sisa kebutuhan | Dihitung otomatis di XLSX |
| Status | Dibutuhkan / Sebagian / Terpenuhi / Kedaluwarsa (pilihan: Dibutuhkan, Sebagian, Terpenuhi, Kedaluwarsa) |
| Diverifikasi oleh | Nama petugas |
| Catatan | Ukuran, merek, atau batasan |
Log distribusi bantuan
Mencatat barang yang keluar dari gudang, tujuan, petugas, dan bukti serah terima sebagai dasar laporan publik.
Cara pakai
- Isi satu baris untuk setiap pengiriman barang.
- Gunakan satuan yang sama untuk barang yang sama agar total dapat dijumlahkan.
- Ringkasan publik cukup per posko dan per periode.
Data pribadi
Foto serah terima sebaiknya tanpa wajah penerima. Jangan menulis nama penerima perorangan di laporan publik.
| Kolom | Cara mengisi |
|---|---|
| Tanggal | TTTT-BB-HH |
| Jam | Jam berangkat |
| Sumber bantuan | Program atau kode donatur |
| Tujuan | Posko atau kelompok |
| Barang | Jenis barang |
| Satuan | lembar, kg, dus |
| Jumlah | Angka |
| Petugas pengirim | Nama petugas |
| Petugas penerima | Petugas posko, bukan penerima perorangan |
| Bukti | Nomor berita acara atau nama berkas foto |
Buku kas donasi
Mencatat dana masuk dan keluar per program, status verifikasi terhadap rekening, dan saldo berjalan sebagai dasar laporan donasi.
Cara pakai
- Catat transaksi berdasarkan mutasi rekening atau dasbor penyedia, bukan berdasarkan pesan konfirmasi saja.
- Tandai Terverifikasi hanya setelah dicocokkan dengan rekening.
- Gunakan baris terpisah untuk biaya platform atau biaya transfer agar laporan jujur.
Data pribadi
Simpan nama dan kontak donatur di berkas terpisah dengan akses terbatas. Buku kas cukup memakai kode.
| Kolom | Cara mengisi |
|---|---|
| Tanggal | Tanggal transaksi di rekening |
| Kode transaksi | Nomor referensi bank atau platform |
| Kanal | Transfer / QRIS / Platform / Tunai (pilihan: Transfer, QRIS, Platform, Tunai) |
| Program | Program tujuan dana |
| Uraian | Tanpa nama donatur bila tidak perlu |
| Masuk (Rp) | Angka tanpa titik |
| Keluar (Rp) | Angka tanpa titik |
| Saldo (Rp) | Dihitung otomatis di XLSX |
| Terverifikasi | Ya / Belum (dicocokkan dengan rekening) (pilihan: Ya, Belum) |
| Diperiksa oleh | Nama pemeriksa |
| Bukti | Nama berkas bukti atau nota |
Ringkasan laporan donasi untuk publik
Menyusun laporan periode yang mudah dibaca donatur: saldo awal, dana masuk, penggunaan per kategori, dan saldo akhir, dengan sumber data yang jelas.
Cara pakai
- Pastikan saldo akhir sama dengan saldo awal ditambah dana masuk dikurangi penggunaan dan biaya.
- Sebutkan periode, tanggal terbit, dan kontak untuk pertanyaan.
- Jika ada koreksi, terbitkan catatan koreksi alih-alih mengubah laporan lama diam-diam.
Data pribadi
Laporan publik tidak memuat nama donatur kecuali mereka setuju, dan tidak memuat data penerima manfaat.
| Kolom | Cara mengisi |
|---|---|
| Periode | Misalnya Oktober 2026 |
| Program | Nama program |
| Kategori | Saldo awal / Dana masuk / Penggunaan / Biaya administrasi / Saldo akhir (pilihan: Saldo awal, Dana masuk, Penggunaan, Biaya administrasi, Saldo akhir) |
| Uraian | Untuk apa dana dipakai |
| Jumlah (Rp) | Angka tanpa titik |
| Sumber data | Buku kas, nota, atau laporan platform |
| Catatan | Koreksi atau penjelasan |
Jadwal pengiriman air per RT/RW
Menyusun dan mengumumkan jadwal pembagian air bersih, serta mencatat pengiriman yang tertunda.
Cara pakai
- Umumkan jadwal dari satu sumber yang dipercaya warga.
- Perbarui status setiap pengiriman pada hari yang sama.
- Tinjau wilayah yang sering tertunda untuk perencanaan berikutnya.
Data pribadi
Cukup RT/RW dan titik umum. Jangan mencantumkan nama atau alamat rumah warga.
| Kolom | Cara mengisi |
|---|---|
| Tanggal | TTTT-BB-HH |
| Jam | Perkiraan jam tiba |
| RT/RW | Wilayah |
| Titik pembagian | Tempat umum yang disepakati |
| Volume (liter) | Angka |
| Armada atau petugas | Kode armada |
| Status | Terjadwal / Terkirim / Tertunda / Batal (pilihan: Terjadwal, Terkirim, Tertunda, Batal) |
| Catatan | Alasan tertunda atau perubahan |
Inventaris peralatan
Mengetahui jumlah, kondisi, peminjam, dan jadwal perawatan alat seperti pompa, selang, masker, atau kandang angkut.
Cara pakai
- Beri kode pada setiap alat sebelum mulai mencatat.
- Isi Tanggal kembali saat alat dikembalikan dan periksa kondisinya.
- Urutkan berdasarkan Perawatan berikutnya untuk melihat alat yang perlu diservis.
Data pribadi
Cukup nama regu atau koordinator sebagai peminjam.
| Kolom | Cara mengisi |
|---|---|
| Kode alat | Kode unik |
| Nama alat | Jenis alat |
| Jumlah | Angka |
| Kondisi | Baik / Perlu servis / Rusak (pilihan: Baik, Perlu servis, Rusak) |
| Lokasi simpan | Gudang atau ruangan |
| Dipinjam oleh | Regu atau koordinator |
| Tanggal pinjam | TTTT-BB-HH |
| Tanggal kembali | TTTT-BB-HH |
| Perawatan berikutnya | TTTT-BB-HH |
| Catatan | Kerusakan atau kekurangan |
Pelatihan dan sertifikasi pengajar
Mencatat pelatihan yang diikuti pengajar, termasuk Pendidikan Profesi Guru (PPG) dan pelatihan perlindungan anak, untuk perencanaan rumah belajar, sekolah komunitas, atau madrasah.
Cara pakai
- Perbarui status setiap ada pelatihan baru atau selesai.
- Gunakan untuk merencanakan pelatihan wajib, misalnya pengarahan perlindungan anak sebelum mengajar.
- Simpan salinan sertifikat di folder dengan akses terbatas.
Data pribadi
Jangan menulis NIK, NUPTK, atau nomor identitas lain di lembar ini kecuali benar-benar diperlukan.
| Kolom | Cara mengisi |
|---|---|
| Pengajar | Nama pengajar |
| Pelatihan atau program | Misalnya PPG, perlindungan anak |
| Penyelenggara | Lembaga penyelenggara |
| Status | Terdaftar / Berjalan / Selesai (pilihan: Terdaftar, Berjalan, Selesai) |
| Tanggal mulai | TTTT-BB-HH |
| Tanggal selesai | TTTT-BB-HH |
| Sertifikat | Ada / Belum (pilihan: Ada, Belum) |
| Lokasi bukti | Folder berkas, bukan nomor identitas |
| Catatan |
Templat dokumen dan checklist
Templat berikut dapat diedit di Word, LibreOffice, atau Google Dokumen. Bagian yang perlu diganti ditandai dengan tanda kurung siku.
Templat kode etik perlindungan anak
Kode etik dasar untuk organisasi yang bekerja dengan anak: aturan dua orang dewasa, foto, komunikasi daring, dan jalur pelaporan.
Checklist pelindungan data pribadi
Daftar periksa data minimum, persetujuan, akses, penyimpanan, permintaan data, dan langkah bila terjadi kebocoran.
Checklist peluncuran website
Ruang lingkup, isi, akun, biaya, formulir, dan serah terima sebelum website diluncurkan.
Rencana tugas relawan
Rumusan tugas, waktu, peninjauan, dan serah terima untuk kontributor.
Ringkasan kebutuhan proyek
Contoh cara menjelaskan kebutuhan teknologi organisasi tanpa proposal teknis.
Kapan spreadsheet perlu diganti aplikasi?
Spreadsheet cukup selama datanya sedikit, penggunanya sedikit, dan semua orang memakai satu file yang sama. Pertimbangkan aplikasi ketika banyak orang mengisi dari lokasi berbeda, akses perlu dibatasi per peran, atau laporan harus disusun ulang setiap minggu.
Bandingkan pilihan di panduan alat gratis dan murah, coba alat bantu memilih aplikasi kustom atau siap pakai, atau lihat contoh alat per bidang organisasi. Jika perlu dibangun, ajukan bantuan pengembangan.
Pertanyaan tentang template
Apakah template ini gratis dan boleh diubah?
Ya. Semua template gratis, tanpa akun, dan berlisensi CC BY 4.0. Anda boleh mengubah kolom dan membagikannya dengan menyebut sumber.
Bagaimana membuka template di Google Sheets?
Unggah file XLSX ke Google Drive milik organisasi, lalu pilih Buka dengan Google Spreadsheet. Lembar Cara pakai dan pilihan status tetap tersedia.
Mengapa file CSV hanya berisi judul kolom?
CSV dipakai untuk mengimpor ke aplikasi lain, jadi isinya hanya judul kolom. Contoh pengisian dan petunjuk tersedia di file XLSX dan di halaman ini.
Apakah aman menyimpan data pribadi di spreadsheet?
Bisa, jika akses dibatasi, file dimiliki akun organisasi, dan data yang dicatat seminimal mungkin. Simpan kontak pribadi di berkas terpisah. Baca panduan UU PDP untuk LSM.