Apakah ada format LPJ yang wajib?
Tidak ada format LPJ tunggal yang berlaku untuk semua kegiatan sosial. Format biasanya ditentukan pemberi dana atau mitra. Untuk penggalangan dana berizin PUB, Permensos No. 8 Tahun 2021 meminta laporan dengan bukti pertanggungjawaban paling lambat 30 hari setelah penyaluran selesai.
Laporan PUB tersebut memuat rincian dan jumlah hasil pengumpulan, rincian penyaluran, surat pernyataan tanggung jawab mutlak, dokumentasi penyaluran, dan audit akuntan publik untuk pengumpulan di atas Rp500 juta (Pasal 25). Perubahan tahun 2024 tidak mengubah pasal ini.
Bagaimana susunan LPJ yang umum?
Delapan bagian sudah cukup untuk kebanyakan kegiatan: identitas kegiatan, latar belakang dan tujuan, pelaksanaan, hasil, laporan keuangan, kendala dan pembelajaran, penutup, serta lampiran. Tulis hasil yang dapat diperiksa dan bedakan rencana dari yang benar-benar terlaksana.
Unduh template LPJ kegiatan sosial (DOCX) atau versi teks, lalu ganti bagian dalam tanda kurung siku.
- Identitas kegiatan: nama, waktu, tempat, penanggung jawab, sumber dana.
- Latar belakang dan tujuan: masalah dan tujuan, dengan data bersumber bila ada.
- Pelaksanaan: rangkaian kegiatan, jumlah peserta atau penerima, relawan yang terlibat.
- Hasil: hasil yang dapat diperiksa, misalnya jumlah paket per lokasi.
- Laporan keuangan: dana diterima, pengeluaran, sisa dana dan rencana penggunaannya.
- Kendala dan pembelajaran: apa yang tidak sesuai rencana dan perbaikannya.
- Penutup: terima kasih tanpa menyebut donatur yang tidak memberi izin.
- Lampiran: rincian anggaran, daftar nota, catatan kehadiran atau distribusi, dokumentasi berizin.
Bagaimana menyajikan rencana dan realisasi anggaran?
Buat tabel per pos: kategori, uraian, jumlah, satuan, harga satuan, rencana, realisasi sesuai nota, dan selisih. Jelaskan selisih yang besar. Biaya transfer, platform, atau administrasi ditulis sebagai baris tersendiri agar total dapat dicocokkan dengan rekening.
Gunakan template rincian anggaran kegiatan (XLSX), yang menghitung rencana dan selisih secara otomatis.
Bukti apa yang perlu dilampirkan?
Lampirkan daftar nota atau bukti pembayaran beserta nomornya, catatan distribusi, dan dokumentasi kegiatan. Simpan nota asli dan salinan digital di folder milik organisasi agar dapat diperiksa bila diminta.
Untuk distribusi bantuan, catat setiap pengiriman dengan template log distribusi.
Bagaimana menjaga data pribadi dalam LPJ?
Daftar hadir dan daftar penerima berisi data pribadi. Simpan terpisah dengan akses terbatas dan jangan dipublikasikan. Foto hanya dipakai dengan izin, dan untuk anak diperlukan izin orang tua atau wali. LPJ publik cukup memuat jumlah agregat.
Baca panduan UU PDP untuk LSM dan panduan perlindungan anak.