Siapa yang dapat mengajukan database donatur, dan apa yang gratis?
Yayasan, perkumpulan, LSM, komunitas sosial, penampungan hewan, dan penggerak sosial di Indonesia dapat mengajukan, termasuk kelompok yang belum berbadan hukum. Jasa pengembangan gratis untuk proyek yang diterima. Domain, hosting, dan layanan pihak ketiga dibahas terpisah dan tetap menjadi milik organisasi.
Setiap pengajuan ditinjau berdasarkan kebutuhan, kesiapan pengelola, dan kapasitas relawan. Tidak perlu proposal teknis atau akta pendirian untuk percakapan awal. Ceritakan kegiatan yang sudah berjalan dan siapa yang akan mengelola hasilnya. Lihat syarat penggunaan dan cara penilaian proyek.
- Isi formulir singkat tentang kegiatan dan kebutuhan Anda.
- Kami meninjau kebutuhan serta kapasitas, lalu membalas dalam beberapa hari kerja.
- Jika cocok, ruang lingkup, jadwal, pemilik akun, dan masa pendampingan disepakati tertulis sebelum pengembangan.
| Komponen | Ketentuan |
|---|---|
| Pemetaan kebutuhan, desain, pengembangan, dan pengujian | Gratis untuk proyek yang diterima. Kode Nirlaba tidak memungut biaya jasa. |
| Panduan penggunaan untuk pengurus | Disiapkan bersama hasil pekerjaan. |
| Domain, misalnya .or.id atau .id | Biaya registrar dibayar organisasi. Akun domain atas nama organisasi. |
| Hosting, email, dan layanan berlangganan | Dipilih bersama; sebagian layanan memiliki paket gratis. Biaya yang ada disepakati sebelum mulai. |
| Pendampingan setelah peluncuran | Durasi dan batasnya ditulis dalam kesepakatan. |
| Hibah uang, penggalangan dana, atau penampungan donasi | Tidak termasuk. Kode Nirlaba tidak menerima atau menyalurkan dana. |
Masalah apa yang dapat dibantu oleh database donatur?
Database membantu ketika nama donatur tercatat berulang, informasi tersebar di beberapa file, atau pengurus membutuhkan waktu lama untuk menelusuri riwayat donasi. Tujuannya adalah catatan yang konsisten dan dapat diperiksa, dengan pembagian akses yang sesuai.
Contohnya, satu donatur mendukung dua program melalui kanal berbeda. Tanpa cara pencatatan yang seragam, nama tersebut bisa dianggap sebagai dua orang, atau transaksi yang sama dihitung dua kali. Sistem perlu membantu peninjauan data ganda dengan tetap menyimpan riwayat perubahan.
Kebutuhan lain adalah pergantian bendahara atau pengurus. Catatan yang hanya tersimpan di akun pribadi dapat menyulitkan serah terima. Kepemilikan akun organisasi, dokumentasi kolom, serta hak akses perlu dibahas bersama kebutuhan aplikasinya.
Informasi apa yang perlu dicatat?
Mulai dari kebutuhan laporan dan komunikasi yang sah bagi organisasi. Catatan transaksi biasanya memerlukan tanggal, jumlah, program, referensi pembayaran, dan status verifikasi. Data kontak donatur dipisahkan dari transaksi agar pembaruan tidak harus diulang pada setiap baris.
Tentukan aturan untuk transaksi tanpa nama, dukungan barang, pengembalian dana, dan koreksi. Tidak semua dukungan cocok dipaksa masuk ke kolom yang sama. Pengurus serta penanggung jawab keuangan perlu menyepakati definisi sebelum rancangan dibuat.
Untuk komunikasi, tentukan kontak yang memang boleh digunakan dan cara menghormati permintaan berhenti menerima pesan. Fitur pengiriman massal tidak perlu menjadi prioritas hanya karena tersedia. Sistem yang rapi membantu tim berkomunikasi secara relevan, bukan mengirim pesan sebanyak mungkin.
| Kelompok | Contoh isi | Tujuan |
|---|---|---|
| Donatur | Nama atau kode donatur, kontak yang diperlukan | Mengenali riwayat dukungan |
| Donasi | Tanggal, jumlah, program, referensi | Menelusuri transaksi |
| Verifikasi | Status, pemeriksa, tanggal pemeriksaan | Membedakan catatan awal dan terverifikasi |
| Komunikasi | Tujuan kontak dan preferensi komunikasi | Menindaklanjuti secara tepat |
Bagaimana mencocokkan catatan dengan laporan keuangan?
Sistem perlu membedakan catatan yang baru masuk dan transaksi yang sudah diperiksa. Referensi pembayaran serta riwayat koreksi membantu penelusuran. Format laporan dan proses pencocokan ditentukan bersama pengurus atau penanggung jawab keuangan organisasi.
Bayangkan staf mencatat pemberitahuan transfer dari pesan WhatsApp. Catatan tersebut belum otomatis membuktikan bahwa dana telah diterima. Alur verifikasi perlu menentukan siapa yang memeriksa sumber transaksi dan kapan status boleh diperbarui.
Laporan program juga perlu definisi yang konsisten: apakah menampilkan tanggal transaksi, tanggal verifikasi, atau periode pelaporan? Keputusan ini dapat memengaruhi angka yang dilihat pengurus. Aplikasi harus mengikuti aturan yang disepakati, bukan membuat definisi keuangan sendiri.
Ekspor CSV atau spreadsheet dapat membantu pekerjaan akuntan. Namun, format teknis yang tersedia tidak berarti laporan otomatis memenuhi seluruh kewajiban organisasi. Pelajari panduan sistem pencatatan donasi yayasan untuk menyiapkan kebutuhan awal.
Apakah sistem ini juga menerima pembayaran donasi?
Pencatatan dan penerimaan pembayaran adalah dua kebutuhan yang berbeda. Database menyimpan serta membantu memeriksa informasi transaksi. Penerimaan pembayaran menggunakan kanal milik organisasi atau penyedia yang dipilih organisasi, dengan persyaratan serta biaya yang perlu dinilai terpisah.
Jika organisasi sudah menggunakan penyedia pembayaran, kebutuhan integrasi dapat dibahas berdasarkan akses dan dokumentasi yang tersedia. Integrasi tidak boleh diasumsikan gratis atau dapat dibuat sebelum persyaratannya diketahui.
Untuk sebagian tim, impor laporan yang diperiksa pengurus lebih sederhana daripada integrasi langsung. Kita menilai manfaat, risiko kesalahan, biaya, dan kemampuan pemeliharaan sebelum menentukan langkah. Kode Nirlaba tidak menjadi perantara penerimaan dana.
Bagaimana memulai tanpa membagikan data donatur?
Jelaskan alur kerja dan contoh kolom menggunakan data fiktif. Ceritakan laporan yang dibutuhkan, siapa yang mengisinya, serta masalah yang sering muncul. Data donatur asli, bukti transfer, dan akses rekening tidak diperlukan untuk pengajuan awal.
Contoh pesan: “Kami menyimpan catatan donasi per program di spreadsheet terpisah. Bendahara perlu menggabungkan laporan setiap bulan dan sering menemukan nama ganda. Kami ingin satu daftar transaksi dengan status verifikasi.” Penjelasan seperti ini cukup untuk memulai diskusi.
Sebelum pengembangan, kita membahas akses per peran, pemindahan data, pencadangan, akun layanan, dan masa pendampingan. Jasa pengembangan gratis untuk proyek yang diterima. Baca panduan memilih aplikasi khusus atau alat siap pakai jika Anda belum yakin perlu sistem baru.