Kolom apa saja yang perlu ada di formulir relawan?
Gunakan kolom inti yang dibutuhkan untuk menghubungi dan menempatkan relawan. Kolom tambahan boleh ditambahkan jika ada alasan jelas. Formulir yang pendek lebih banyak diselesaikan dan lebih mudah dijaga keamanannya.
| Kolom | Contoh isian | Wajib? | Alasan |
|---|---|---|---|
| Nama lengkap | Siti Rahma | Ya | Untuk menyapa dan mencatat penugasan |
| Nomor WhatsApp atau email | 08xx / nama@email.com | Ya | Untuk konfirmasi dan informasi kegiatan |
| Kota atau kabupaten domisili | Kota Bandung | Ya | Untuk menempatkan relawan di lokasi terdekat |
| Kegiatan yang diminati | Mengajar, dokumentasi, logistik | Ya | Untuk mencocokkan kebutuhan |
| Keterampilan | Desain grafis, bahasa Inggris, P3K | Tidak | Untuk penugasan khusus |
| Ketersediaan waktu | Sabtu pagi, dua kali sebulan | Ya | Untuk menyusun jadwal |
| Pengalaman relawan sebelumnya | Bebas diisi | Tidak | Untuk orientasi yang sesuai |
| Kontak darurat | Nama dan nomor | Hanya untuk kegiatan lapangan | Untuk keadaan darurat saat kegiatan |
| Persetujuan penggunaan data | Kotak centang | Ya | Dasar pemrosesan data dan transparansi |
Data apa yang sebaiknya tidak ditanyakan?
Hindari menanyakan NIK, nomor KK, foto KTP, agama, status pernikahan, riwayat kesehatan, atau alamat lengkap pada tahap pendaftaran awal jika tidak diperlukan untuk kegiatan. Data seperti ini berisiko jika bocor dan menambah kewajiban perlindungan bagi organisasi.
Jika data tertentu memang diperlukan, misalnya untuk asuransi kegiatan atau izin lokasi, mintalah setelah relawan diterima, jelaskan alasannya, dan batasi siapa yang dapat melihatnya. Data kesehatan termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP dan memerlukan perlindungan lebih ketat.
Contoh teks persetujuan penggunaan data
Teks persetujuan menjelaskan dengan singkat data apa yang dikumpulkan, untuk apa, siapa yang dapat melihatnya, berapa lama disimpan, dan cara meminta penghapusan. Tulis dalam bahasa yang mudah dipahami dan letakkan tepat sebelum tombol kirim.
Contoh: "Saya setuju [nama organisasi] menggunakan data di formulir ini untuk menghubungi saya dan mengatur kegiatan relawan. Data hanya dapat dilihat koordinator relawan, disimpan selama saya aktif sebagai relawan dan paling lama satu tahun setelahnya, dan dapat saya minta untuk dihapus melalui [email organisasi]."
Sesuaikan masa simpan dan kontak dengan kebijakan organisasi. Jangan menjanjikan hal yang tidak dapat dilakukan tim, misalnya penghapusan dalam 24 jam jika tidak ada petugas yang memantau.
Apa yang terjadi setelah formulir dikirim?
Tentukan alurnya sebelum formulir dibagikan: siapa yang memeriksa pendaftaran, dalam berapa hari relawan dihubungi, dan di mana status pendaftaran dicatat. Relawan yang tidak mendapat kabar sering kehilangan minat, dan pendaftaran yang tidak tercatat mudah terlewat.
- Tampilkan pesan konfirmasi setelah formulir dikirim, termasuk perkiraan waktu dihubungi.
- Koordinator memeriksa pendaftaran baru secara rutin, misalnya setiap Senin.
- Catat status: baru, dihubungi, diterima, atau belum ada kegiatan yang cocok.
- Kirim informasi orientasi, jadwal, lokasi, dan kontak koordinator kepada relawan yang diterima.
- Setelah kegiatan, minta masukan singkat dan perbarui ketersediaan relawan.
Kapan formulir perlu diganti dengan aplikasi manajemen relawan?
Formulir daring dan spreadsheet cukup untuk kegiatan kecil. Pertimbangkan aplikasi jika relawan bertambah banyak, ada beberapa lokasi atau koordinator, jadwal sering berubah, atau laporan kehadiran lambat disusun. Aplikasi sebaiknya menyederhanakan alur yang sudah terbukti, bukan menambah pekerjaan.
Kode Nirlaba membantu organisasi sosial membuat aplikasi manajemen relawan tanpa biaya jasa pengembangan untuk proyek yang diterima. Jika Anda seorang profesional yang ingin membantu, lihat cara menjadi relawan teknologi.